GPM הוא כלי ניהולי לתכנון, המתאים (כמעט) לכל משימה ניהולית.
GPM = Goals, Plan, Monitor
בכל משימה ניהולית, ובדרך כלל גם מקצועית, מומלץ שבשלב התכנון יהיו לך יעדים, תוכנית ובקרה. זה נכון הן לגבי ניהול משימות כגון פרויקט, והן לגבי ניהול אנשים.
למשל, אם ברצונך לסייע לעובד שלך להגיע מנקודה א' לנקודה ב' (פיתוח עובדים), יעדים, תוכנית ובקרה יסייעו לך לבצע זאת ויגבירו את סיכויי ההצלחה.
1. Goals – יעדים
הכלי השכיח להצבת יעדים אפקטיביים הוא ה-SMART, או הצבת יעדים "חכמים". SMART הוא ראשי תיבות של Specific, Measurement, Attainable, Realistic, Time table. על מנת שיעד יהיה אפקטיבי, דהיינו, יעד שמוצב באופן שמסייע בהשגתו, עליו לעמוד בקריטריונים של ה-SMART:
1.1. Specific – יעד צריך להיות ספציפי ומוגדר היטב.
ניקח דוגמה מעולם המכירות ליעד מוגדר: למכור 100 יחידות במחיר 5 ₪ עד סוף 2012.
דוגמה ליעד שאינו ספציפי: למכור הרבה עד סוף 2012.
1.2. Measurement – יעד צריך להיות מדיד, דהיינו, שבסוף התקופה בה הצבת את היעד תוכל למדוד האם הגעת אליו או לא. מדדים נפוצים הם תקציב, לו"ז, כמות ואיכות. יעד שאינו מדיד, אינו יעד ואינו אפקטיבי. הדוגמה מהסעיף הקודם מדגימה גם את נושא המדידה.
1.3. Attainable – יעד צריך להיות בר השגה. בהסתכלות על המשאבים העומדים לרשותנו, האם היעד שהצבנו הינו בר השגה. לדוגמה, אם בשביל למכור 100 יחידות עד סוף שנת 2012 אנחנו צריכים שמחלקת הייצור תייצר את הכמות הזו, אך היא מסוגלת לייצר רק 80 יחידות, אז היעד שהצבנו אינו בר השגה. דוגמה נוספת, אם בשביל למכור 100 יחידות עד סוף 2012 אנחנו צריכים 5 אנשי מכירות, אך יש לנו רק 2… אז היעד אינו בר השגה כמובן.
1.4. Realistic – יעד צריך להיות ריאלי והגיוני, והפעם אנחנו מסתכלים החוצה, אל מחוץ לארגון. האם ביחס לתנאיי השוק ולסביבה החיצונית של הארגון, היעד שהצבנו ריאלי? למשל, אם נתח השוק שלנו הוא 30%, ואנחנו מציבים יעד להגדיל את נתח השוק ל-80% ברבעון הראשון של 2012, האם היעד הינו ריאלי?
1.5. Time table – יעד צריך להיות תחום בלוח זמנים. למשל, יעד שמוגדר "למכור 100 יחידות במחיר 5 ₪ ליחידה". האם הוא אפקטיבי? באיזו תקופה? שנה? רבעון? שבוע? לעתים לוח הזמנים הוא גם המדד להשגת היעד.
יתרונות בהצבת יעדים
יעדים אפקטיביים מעלים את המוטיבציה של העובדים, מייצרים תחרות בריאה, ממקדים מאמצים לכיוון מוגדר וברור, מסייעים בהעלאת רמת הביצועים, מייצרים שפה ארגונית ותיאום ציפיות בין המנהלים לעובדים.
יעדים אינם עומדים בכללי ה-SMART גורמים לעתים קרובות לתסכול בקרב העובדים, מפחיתים את שביעות רצונם מהארגון ומתפקידם ואינם מסייעים בהשגת המטרות.
2. Plan – תוכנית פעולה
תוכנית פעולה היא השלב השני לאחר הצבת היעדים. אני נוהגת להבחין בין תוכנית עבודה, שבדר"כ הכוונה היא לתוכנית עבודה שנתית (ועליה נדבר בהזדמנות אחרת), לבין תוכנית פעולה, שבה אני מתכוונת לתוכנית ספציפית להשגת יעד מסוים.
ישנן דרכים רבות לבנות תוכנית פעולה. העיקרון שאני מאמינה בו בתוכנית פעולה, הוא למצוא פורמט פשוט ונוח לעבודה, שיאפשר למנהל לנהל את המשימה ולעקוב אחר הביצוע. יש מנהלים שמעדיפים לבנות לעצמם תוכנית ב-Excel, אחרים מעדיפים טבלה ב-Word, ויש כאלה שמנהלים את התוכנית דרך המשימות ב-Outlook. חשוב לנהל את התוכנית במקום אחד, ולא על גבי פתקים ("צטלעך" בלשון סבתא שלי), ולשמור על פורמט אחיד לאורך כל הדרך.
להלן הצעה לפורמט לתוכנית פעולה:
| משימות (מה צריך לעשות על מנת להשיג את היעד?) |
לו"ז (מתי / עד מתי עושים כל משימה?) |
גורם אחראי
(מי אחראי על ביצוע המשימה?) |
משאבים (אילו משאבים נדרשים לביצוע המשימה?) |
צומת בקרה
(במשימות שמועד סיומן רחוק, מהן צמתי הבקרה בדרך?) |
|
|
3. Follow-up – בקרה
חלק מתהליך התכנון הוא לקבוע מראש את תהליך המעקב והבקרה. חשוב לשים לב לבניית תהליכי מעקב ובקרה בין אם אתה, המנהל, מבצע את המשימות בעצמך, ובין אם המשימות מחולקות ומבוצעות על ידי הצוות. מניסיוני, מעקב ובקרה נוטים להיות עקב אכילס של המנהלים הישראליים. קיימת נטייה של "שגר ושכח", ולעתים קרובות יעדים "נופלים" ומשימות לא מבוצעות בגלל היעדר בקרה.
הסיבות הנפוצות לכך שמשימות לא מבוצעות הן: חוסר הבנה של מה שצריך לעשות, חוסר תיאום ציפיות בין המנהלים לעובדים, אילוצי זמן ומחסור במשאבים. כשקובעים צמתי בקרה, ניתן לוודא, לפני מועד סיום המשימה, שאכן העובדים הבינו את כוונתנו, שהם פועלים בכיוון הרצוי, שיש להם את כל המשאבים הדרושים לביצוע המשימה ושהדברים מתקדמים בקצב הרצוי.
חשוב במיוחד לקבוע צמתי בקרה במשימות שמועד סיום ביצוען רחוק, במשימות מורכבות ובמשימות שכוללות מספר שלבי ביצוע.
בנוסף, חלק מהבקרה הינה מרכיב המדידה בהגדרת היעד עצמו. דהיינו, יעד מדיד מאפשר לבצע בקרה בסיום התקופה שלגביה הצבנו את היעד, ולראות אם הצלחנו לעמוד בו או לא.
לביצוע מעקב ובקרה קיימות שיטות ודרכים רבות. למשל, ישיבות סטטוס (קבעו אותן מראש והכניסו ליומנים!), דוחות שמוציאים במועדים קבועים, עדכונים במייל או בטלפון, או עדכונים בע"פ. הכלל הוא לקבוע מראש את צמתי הבקרה, ליידע את כל הגורמים הרלבנטיים ולקיים תיאום ציפיות לגבי מה כולל הדיווח.
בהצלחה!