אחד מגורמי הלחץ השכיחים בארגונים הם הבלת"מים. אותם אירועים בלתי מתוכננים, ההנחתות, שמשבשות לנו את כל התוכניות.
העניין הוא, שבישראל כמעט הכל הוא בלת"מ. ככה אנחנו, סופר גמישים ויצירתיים מצד אחד, אבל לא כל כך מתוכננים מהצד השני (בהכללה גסה כמובן).
כשאנחנו מדברים בסדנאות על בלת"מים, אני מציינת שבעיני בלת"מ הוא משהו שאנחנו גם לא יודעים אם הוא יקרה וגם לא יודעים מתי הוא יקרה. למשל כשאישה יוצאת לשמירת הריון בחודש שלישי ונעדרת באופן פתאומי מהעבודה.
לעומת זאת, דברים שאנחנו יודעים שהם יקרו (או שיש סבירות גבוה לכך), אך אנחנו לא יודעים מתי הם יקרו – הם לא בלת"מים. למשל, אישה שיוצאת לחופשת לידה בחודש תשיעי… זה לא בלת"מ, למרות שיש לא מעט מנהלים שזה מפתיע אותם לאללה. או היעדרות רבה יותר של אנשים במהלך אוגוסט, או יותר ימי מחלה בחורף.
לעתים לאנשים קשה לקבל את הגישה הזו, ואז אני מציעה את התרגיל הבא:
– לכו 6 חודשים אחורה ביומן, במיילים, בווטסאפ, ועשו רשימה של כל הבלת"מים שטיפלתם בהם.
– סביר להניח שתראו שחלק ניכר מהם חוזרים על עצמם (יש הטוענים ש-80% מהבלת"מים חוזרים על עצמם).
– העריכו את המשאבים שהיו דרושים לכם כדי לטפל בבלת"מים אלה – זמן, תקציב, אנשים, ציוד, טכנולוגיות. כמו כן באילו קשיים נתקלתם?
– כעת בנו תוכנית מגירה ומנגנונים להתמודדות עם האירוע, כדי שתוכלו להפעיל את המנגנונים באופן "אוטומטי" ברגע שהבלת"מ הזה קורה שוב.
– באופן קבוע, מדדו בלת"מים חוזרים ונשנים להערכת הזמן והמשאבים הדרושים, וזיהוי קשיים, ובנו תוכניות מגירה בהתאם.
בהיבטים של חוסן ארגוני, הרעיון בשיטה הזו היא לשמור הכי טוב שניתן על רציפות תפקודית ועיסקית כשקורה בלת"מ.
כשנוחת עלינו בלת"מ אנחנו לרוב נכנסים ללחץ. אחד מהדברים שקורים לנו כשאנחנו בלחץ, זה שרמת הקורטיזול בגוף עולה, וכתוצאה מכך החשיבה הרציונלית, השכלתנית, נפגעת. כאילו ש"הראש" שלנו נכבה. לכן היכולת שלנו להתמודד בהצלחה עם בלת"מים, לתכנן ולפתור בזמן אמת, היא לא במיטבה. מה שעוזר כאן זה כמובן תכנון מוקדם. כשאני יודעת שיש לי תוכנית וברגע האמת אני לא צריכה להמציא את הפתרון אלא להוציא אותו לפועל, זמן ההפתעה וה "אה?????" מתקצר, והרציפות התפקודית והעיסקית נשמרת.
דבר נוסף שחשוב לעשות בהקשר זה בשלב התכנון, הוא להקצות מרווחי זמן ומשאבים לאירועים בלתי מתוכננים.
ובעניין קורונה – מפתיע שדווקא במדינה כמו ישראל, שבה איום הטילים הוא די תמידי, ושכחודשיים לפני התפרצות הקורונה כל תושבי גוש דן התבקשו לא להגיע לעבודה בגלל ירי טילים על ת"א, דווקא במדינה כזו מתברר שרוב החברות בכלל לא היו ערוכות לתרחיש שבו אי אפשר להגיע לעבודה וחייבים לעבוד מהבית… (לא כולן כמובן, היו חברות שהיו ערוכות לכך היטב).
בתמונה: מועצה אזורית פרדס-חנה כרכור מופתעת הבוקר מזה שבנובמבר יורד גשם.
