פוסט זה עוסק באבחון ארגוני ככלי ראשון במעלה בפתרון בעיות בארגון, בתהליכי שינוי ובתהליכי פיתוח ארגוני, כגון פיתוח מנהלים ובניית צוותים.
מהו אבחון ארגוני?
אבחון ארגוני הינו מתודולוגיה המשמשת לבחינת הארגון, על מנת לזהות חסרונות וקשיים הפוגעים בפרודוקטיביות ובאפקטיביות של הארגון, כבסיס לבניית תוכנית פעולה לשיפור ולשינוי.
אבחון ארגוני (organizational diagnosis ) קשור גם למושג ניתוח ארגוני (organizational analysis) וחשוב להבחין בין השניים. שני התהליכים מתמקדים בהבנת התוכן הארגוני, זיהוי האלמנטים בארגון, טבעם והקשרים בניהם. בשני התהליכים עובדים באמצעות מודל ומשתמשים בטכניקות דומות לאיסוף ולעיבוד הנתונים. השוני בין שני התהליכים הינו המטרה: המטרה של ניתוח ארגוני הינה להבין את הארגון לצורך חקירה וגילוי, ואילו המטרה של אבחון ארגוני הינה להבין את הארגון לצורך שינויו ושיפורו. אבחון ארגוני בדרך כלל ממוקד בביצוע שינוי שמטרתו שיפור ביצועי הארגון.
מה בוחנים ועל מה מסתכלים?
נהוג לחלק את מרכיבי הארגון לארבע קטגוריות על פי החלוקה הבאה:
באבחון ארגוני אנחנו מסתכלים ובוחנים את המרכיבים בארבעת הקטגוריות. ניתן לראות שרוב המודלים המשמשים לביצוע אבחון ארגוני כוללים את האלמנטים הבאים:
- סביבה – השוק, סביבה טכנולוגית וחברתית.
- מטרה (Mission) – חזון, אסטרטגיה, משימות.
- הסידור הארגוני – מבנה, מערכות, שגרות, נהלים.
- אנשים – יכולות, צרכים, מוטיבציה, ידע, ניסיון (ברמה המקצועית וברמה הניהולית).
- יחסים חברתיים – מערכות יחסים בין האנשים, תרבות, אקלים, תקשורת לא פורמלית, סגנון ניהול ומנהיגות.
- טכנולוגיה.
- תנאים פיזיים – מיקום, תוכנית אדריכלית, תנאי עבודה.
- תוצאות – פרודוקטיביות, רווח ומכירות.
- תהליכים עסקיים.
איך עושים אבחון ארגוני?
תהליך אבחון ארגוני מורכב מחמישה שלבים מרכזיים:
השיטות לאיסוף המידע והנתונים הינן רבות ומגוונות, וכוללות בין היתר:
- ראיונות אישיים וקבוצתיים (קבוצות מיקוד)
- סקרים ושאלונים
- תצפיות
- בחינת מסמכים רלבנטיים
- כלים השלכתיים למיניהם
בדו"ח האבחון עצמו בוחר המאבחן באיזה אופן להציג את הממצאים:
- ניתוח תיאורי – מצב עכשווי, מה קורה בארגון, מה יש בארגון.
- ניתוח פערים – מצב מצוי מול רצוי.
- ניתוח סיבתי – למה זהו המצב, מה גרם לכך, מה היה קורה אם, מהן ההשלכות.
- הצעות לשיפור ולפעולה – מה צריך לשנות, מה ניתן לעשות, כיצד יש לפעול.
מתי עושים אבחון ארגוני?
בכל מקרה בו ישנו צורך לאבחן מה פוגע בפרודוקטיביות ובאפקטיביות של הארגון ומה עוצר את צמיחתו, אנחנו מבצעים תהליך אבחון.
עם זאת, אבחון ארגוני קשור בחוזקה לניהול תהליכי שינוי. ניהול שינוי ארגוני עונה על שלוש שאלות:
- למה – הסיבה לשינוי.
- איך – תהליך השינוי.
- מה – תוכן השינוי.
אבחון ארגוני מספק את התשובות לשאלות 1 ו-3: למה על הארגון להשתנות ומה כולל תוכן השינוי? דהיינו, בתחילת כל תהליך שינוי ארגוני, יש לבצע תהליך אבחון שבוחן את המצב הנוכחי והמצוי של הארגון ואת הכוחות בעד ונגד השינוי. לאחר הגדרת המצב הרצוי אנו מבצעים ניתוח פערים אשר ממנו נגזרת תוכנית הפעולה של השינוי. הצורך באבחון ארגוני לקראת תהליך שינוי ברור כמעט לחלוטין לכל העוסקים במלאכה – מנכ"לים, מנהלי משאבי אנוש ופיתוח ארגוני ויועצים ארגוניים.
מקרה נוסף בו הצורך באבחון ארגוני הוא חזק וברור הינו בתהליכי הבראת חברות, המתחילים בבחינה ומיפוי של מצב החברה, הן מההיבטים הכלכליים-עסקיים והן מההיבטים הארגוניים-ניהוליים.
לצד זאת, בתהליכי פיתוח ארגוני אחרים, כגון פיתוח מנהלים ובניית צוותים, הצורך באבחון ארגוני אינו מעוגן מספיק. לעתים קרובות אני נתקלת במקרים בהם מבקשים ממני לבצע תהליך של פיתוח מנהלים למשל, ומבקשים לוותר על תהליך האבחון, בעיקר מטעמי תקציב ועלויות.
עולה עולה לנו, כמה זה עולה לנו?
אבחון ארגוני אמור להיות ממוקד ומחודד כלפי התהליך שלקראתו הוא בוחן. כלומר, אבחון ארגוני לקראת פיתוח מנהלים אינו צריך להיות מקיף ורחב כמו תהליך אבחון במקרה של הבראת חברות או תהליך שינוי ממעלה שנייה (רבולוציה).
חשוב להדגיש כי העלויות של אי ביצוע אבחון בהתנעה של תהליכים ארגוניים עשוי להיות גבוה בהרבה מעלות האבחון עצמו. לדוגמה, אי ביצוע אבחון לקראת תהליך פיתוח מנהלים עשוי לגרום לקיומה של הכשרה שאינה מתאימה לרמה ולצרכים של המשתתפים, לקושי בהטמעת הכלים והשיטות שנלמדו בתוכנית בפעילות הניהולית היומיומית של המנהלים, באי הלימה בין האסטרטגיה והצרכים הארגוניים לבין הכלים שקיבלו המנהלים בתוכנית ועוד ועוד.
בשורה התחתונה, מה יוצא לארגון מאבחון ארגוני ולמי זה מתאים?
אבחון ארגוני מאפשר לדייק בבניית תהליכים קריטיים כגון תהליכי שיפור, שינוי, פיתוח ארגוני, פיתוח מנהיגות ועוד. ביצוע אבחון חוסך לרוב את מחיר הזמן, הכסף והמשאבים הנוספים שגובים פתרונות שאינם מתאימים ומאפשר הסתכלות הוליסטית על הארגון בטווח הקצר והארוך.
תהליך אבחון ארגוני מתאים לכל חברה וארגון, בכל גודל ומגזר, המעוניינים להצביע על היבטים הניתנים לשיפור ולשינוי לצורך צמיחה והתפתחות.